- 공학연구원 법인카드 영수증 증빙관련 민원제기 답변완료 2022.03.28
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안녕하세요 공과대학 전기전자공학 소속 대학원생 김태우입니다.
저희 교수님의 개인 마일리지 관련하여 공학연구원에서 관리하는 법인카드를 결제할 경우 영수증 증빙에 관한 민원 제기 입니다.
문제가 되는 사항은, "법인카드 결제한 뒤에 영수증을 '종이영수증'을 필히 공학연구원으로 제출하라는 요청입니다."
회의비 목적이나 학회 등록 등 여러가지 법인카드를 사용하고 난 뒤 받은 영수증을 가지고 회의록을 양식에 맞게 작성하여 영수증이 보이도록 스캔 등을 통해서 메일로 보내면 공학연구원에서는 꼭 '종이영수증'을 가져오라고 요청하고 있으며, 만약 불가능하다면, 카드사에 전화를 통하여 fax나 메일로 pdf파일로 '매출전표'를 받아서 제출하라고 합니다.
상식적으로 생각을 해보아도, 오프라인으로 결제하는 것은 일명 '종이영수증'이 발급이 되고, 온라인으로 결제한건은 대부분 pdf등의 파일로 존재하며 이는 '종이or실물영수증'이라 볼 수 없습니다.
하지만, 결제건 모두에 대해서 '종이영수증'을 꼭 오프라인으로 제출하라고 합니다. 아니면 카드사 재발급을 통해 제출하라고 합니다.
관련해서 아래 학교 교직원분들 3분과 메일과 전화를 통해 문의를 드렸지만, 김한솔 직원분께서는 위에서 시키는 일이라고 하시고, 공학연구원 차장님은 법인카드 규정이 그렇다고 하고 있고 그래서 학교 법인카드 담당자에게 메일을 보내면 첫 번째 메일만 답장을 하고 추가로 문의를 드렸지만 읽기만 하고 답장을 보내지 않고 있습니다. 관련해서 zip파일로 압축하여서 메일을 보낸 내역에 대해서 첨부하였습니다. 이에 따라 학교 온라인 민원소통창고가 여기 뿐인것 같아서 글을 남깁니다.
법인카드 담당자 : 이경희 <tina.lee@yonsei.ac.kr>
공학연구원 차장 : 오길은 <ohki@yonsei.ac.kr>
공학연구원 직원 : 김한솔 <hsk1011@yonsei.ac.kr>
이경희 선생님께서 답변해주신 내용을 바탕으로 다시 문의드립니다.
<이경희 선생님 답변>
A) 결재 문서에 더하여 부서에서는 영수증을 첨부하여 '법인카드 사용결재리스트'를 부서에서 보관하셔야 합니다. 이는 내부 점검 및 외부 감사 등의 사유로 재무회계팀에서 행정부서로 요청할 시에 제출하는 서류입니다. 결재리스트는 전자문서가 아닌 실물본이므로 증빙은 원본을 원칙으로 하되, 온라인 구매건이나 영수증 미발급으로 인하여 사후 매출전표를 출력하는 경우 출력본(사본)으로 증빙이 되기도 합니다. 실물영수증 제출이 불가한 경우라면 사본 제출도 가능하나, 증빙의 신뢰성 및 추후 확인등의 목적으로 원본 제출이 가능하다면 원본으로 제출해주시면 감사하겠습니다.
문의사항
Q1) 증빙은 원본을 원칙으로 한다고 하셨지만 그런 문구는 규정에 나와 있지 않습니다. 그리고 "원본 영수증"에 대한 정의조차 모호합니다.
영수증(증빙)의 진위여부는 매출전표에 나와있는 승인번호, 거래일시 등으로 스캔본이라고 할지라도 전자문서로 기록 되어있는 정보를 통해 충분히 진위 여부를 확인가능합니다.
만약 잘못된 것이라면, 실물로 존재하는 종이영수증의 진위여부는 그러면 확인 안 한다는 의미이신가요?
영수증이 실물로 존재하거나 스캔본으로 사본으로 존재하든 진위여부를 따질 때 전혀 다른점이 없어보입니다.
진위를 떠나서 추후 확인 등의 목적만을 따져보아도 원본이라고 말씀하신 종이와 스캔으로 존재하는 문서에 차이점도 물론 없어 보입니다.
만약 영수증이 종이로 실물로 존재하는 경우 더 신뢰성이 간다는 부분은 어떤 근거로 말씀해주시는건지 궁금합니다.
그리고 공학연구원에서 요청하는 카드사에 전화해서 발급받는 매출전표 또 한 '재발급'을 받는 전자문서형태로 전화로 발급받는것도 '사본'입니다. 원본과 사본의 정의가 대체 무엇이죠? 사진(스캔)으로 존재하는 정보와 전화로 발급받는 매출전표 '사본'의 차이점은 무엇이죠??
영수증(증빙)의 진위여부는 매출전표에 나와있는 승인번호, 거래일시 등으로 전자문서로 기록되어있는것을 통해 충분히 확인이 가능합니다.
영수증이 실물로 존재하거나 스캔 본으로 사본으로 존재하든 진위 여부를 따질 때 전혀 다른 점이 없어 보입니다.
<오길은 선생님 답변>
A) 본교 법인카드 관리 및 사용에 관한 내규를 아래와 같이 참고 부탁드립니다.
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제10조 (법인카드 사용 후 전표 생성) ① 사용부서는 법인카드 사용 후 다음달 20일까지 전표를 생성하여 신용카드 영수증 및 제2, 6, 8항에 해당하는 제반 증빙을 첨부하여 사용부서의 기관장의 결재를 얻어야 하며, 그 기한을 경과한 경우 부서 전체 법인카드 사용이 정지되며 그 밖의 전표 처리가 제한된다.
제13조 (법인카드 관리 실태 점검) ① 총괄부서는 사용부서의 법인카드 관리 실태를 연간 4회에 걸쳐 점검할 수 있다.
② 점검은 2회의 전산 명세 검토와 2회의 부서보관용 법인카드 전표 검토를 통해 시행한다.
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부서보관용 법인카드 전표는 전표를 포함한 영수증 및 제반 증빙(회의록) 등을 의미하며, 부서에서는 실물(철)에 영수증을 첨부해서 보관하도록 되어 있습니다.
또한 유선으로 설명드린 것처럼 행정부서에서는 원본 영수증을 실물철에 보관하여 관리실태 점검시 즉시 제출해야 합니다.
즉 행정부서에서는 실물철을 보관하여야 하며, 실물 철에 원본 영수증이 첨부되는 것입니다.
Q2) 법인카드 내규에 관해서 말씀하시는 '부서보관용 법인카드 리스트'를 최근에 실제로 확인해보았습니다. 거기에는 대략 아래와 같은 정보들이 있었습니다. 영수증 별로 결재일자, 승인번호, 상호명, 금액 등 딱 영수증 또는 매출전표에 있는 내용을 그저 표형태로 되어있는 양식에 입력하여 ERP 시스템에 업로드하면 거기에 기관강 결재가 된 문서이며, 그 뒤에는 부서보관용 법인카드 리스트를 작성할때 참고하는 영수증의 정보가 있는것들을 철하여 보관하고 있는것입니다. 여기서 '영수증의 정보가 있는것'으로 표현한 이유는 그것이 꼭 '종이영수증'을 뜻하는것이 아니라, 연세대학교 법인카드 관리규정을 따르고 있는 공학연구원이 아닌 다른 부설연구소인 ICONS(미래융합공학원)측의 법인카드 결제 리스트 관리하는것을 확인하였을때, 그곳에서는 '종이영수증'이 아니라 증빙서류가 스캔서류로 보관하고 있었습니다.
오길은 차장님이 말씀하시는 실물(철)에 영수증을 첨부한다는 표현에서 영수증이 꼭 '종이영수증'이라는 규정은 그 어디에도 없으며, 영수증이 꼭 종이영수증 or 카드사에 전화해서 얻는 '재발급'된 pdf파일 인쇄본이랑 그저 영수증을 스캔해서 보내는것의 차이점은 그 어디에도 없습니다.
만약 진위여부가 불 확실하다면, 직접 공학연구원 또는 법인카드 관리하는 부서에서 매출전표 진위여부를 KG이니시스 사이트든 카드사에 전화를해서 확인하든 하면되는것이며 그것 과정을 대신하여 교수님이나 대학원생에게 요구할 권리는 없어 보입니다.
Q3) 위의 두 답변을 종합적으로 고려하여 이상한 점은
1. 실태 점검시 실물영수증이 필요하다면 온라인으로 결제한 영수증은 다 불인정 되는것인가?
2. 원본영수증을 언급하셨는데, 카드사에 연락해서 '재발급'된 pdf파일은 원본인가?
3. 공학연구원에서만 종이영수증을 요구하는데 이것이 원칙이라고 가정을 하면 왜 다른 연세대학교 부설연구원에는 요청하지 않는것인가?
4. (중요) 규정에 영수증이 어떻것인지에 대한 정의가 있는가?(ex; 이경희 "증빙은 원본을 원칙", 오길은 " 원본 영수증을 실물철에 보관"이란 말이 규정에 나와있는가?
5. 그래서 양보해서 원본영수증이라는 개념이 있다고 한다면, 원본영수증의 정의는 그럼 무엇인가
6. 증빙의 신뢰성이 가지 않으면 그건 담당자들이 직접하면 되는것이 아닌가?
7. 단지 공학연구원을 이끄는 행정분께서 불필요한 행정을 답습하고 있는것은 아닌가?
8. 공학연구원의 존재목적은 교수님이나 연구원의 행정처리를 보조하기 위한 곳인데 오히려 불필요한 행정을 키우고 있다고 생각하지 않는가?
9. 코로나19의 영향으로 비대면 행정시스템은 전혀 고려하지 않는 이유는 무엇인가?
<요약>
공학연구원에서 요청하는 영수증 증빙은 과도하고 불 필요한 것이며,
스캔등을 통한 증빙도 일명 '종이영수증'이나 카드사 재발급받는 pdf파일의 정보와 다른 점이 없으므로 인정 되어야 한다는 것입니다.
또한, 진위 여부에서도 이건 교수님이나 연구원이 해야 할 일이 아닙니다.
만약, 규정상에 있다면 정확히 설명을 해주시길 바랍니다.
<아래는 본교 법인카드 규정을 첨부합니다. - 그 어디에도 영수증의 정의는 없습니다.>
제10조 (법인카드 사용 후 전표 생성) ① 사용부서는 법인카드 사용 후 다음달 20일까지 전표를 생성하여 신용카드 영수증 및 제2, 6, 8항에 해당하는 제반 증빙을 첨부하여 사용부서의 기관장의 결재를 얻어야 하며, 그 기한을 경과한 경우 부서 전체 법인카드 사용이 정지되며 그 밖의 전표 처리가 제한된다. <개정 2019.08.21., 2021. 2. 15.>
② 적합한 예산 항목을 사용하여 전표를 생성하여야 하며, 적요는 구체적으로 작성하고, 사용계정에 따라 관련 증빙을 첨부하되, 회의비 계정에서 집행시 '별지 제3호 서식 및 별지 제3-1호 서식'을 첨부하여야 한다. <개정 2021. 2. 15.>
③ 물품 구매에 대한 법인카드 전표생성 시 검수규정(연세대학교 규정집 6-3-8)을 준수하여야 한다.
④ 법인카드 전표 생성시 신용카드 영수증 및 제2, 6, 8항에 해당하는 제반 증빙을 첨부하여 기관장의 결재를 득한 다음 학기별로 부서 보관용 결재리스트를 출력한 후 사용부서에서 자체 보관하여야 한다. <개정 2021. 2. 15.>
⑤ 사용부서는 부득이한 사유로 정산이 지연될 경우 법인카드 총괄부서에 구체적인 사유와 함께 카드 사용 정지 및 전표 처리 통제의 임시 해제를 요청할 수 있다. 총괄부서는 사용부서의 요청이 정당한 경우 제1항의 조치를 유보할 수 있다. <개정 2019.08.21.>
⑥ 별표1의 사적용도에 해당하나 사실상 공적비용인 경우 관련문서를 법인카드 결재리스트에 첨부하여야 한다.
⑦ 부득이하게 개인신용카드를 부서비용 결제에 사용한 경우 '별지 제4호 서식'에 기술하여 보관용 법인카드 결재리스트에 첨부하여야 한다. <개정 2021. 2. 15.>
⑧ 법인카드로 대형유통점(온라인결제포함)에서 구매시 명세서를 첨부하여야 한다.
제13조 (법인카드 관리 실태 점검) ① 총괄부서는 사용부서의 법인카드 관리 실태를 연간 4회에 걸쳐 점검할 수 있다.
② 점검은 2회의 전산 명세 검토와 2회의 부서보관용 법인카드 전표 검토를 통해 시행한다.
③ 총괄부서의 요청 시 사용부서는 '별지 제5호 서식'에 의한 부서보관용 법인카드 결재리스트를 총괄부서에 제출하여야 한다. <개정 2021. 2. 15.>
| 부서명 |
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| 아이디 | 이름 | 부서명 |
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- [답변]공학연구원 법인카드 영수증 증빙관련 민원제기 2022.04.06
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- 답변부서공과대학 행정1팀
- 이메일ohki@yonsei.ac.kr
- 연락처02-2123-2735
안녕하세요.
유선으로 안내드렸습니다.
감사합니다.
