대학 정보화의 선두주자로 거듭나기 위한 정보통신처의 새해 도약 우리대학교의 또 하나의 얼굴이라 할 수 있는 연세대학교 홈페이지가 3월 12일에 새로운 모습으로 연세인을 찾아간다. 우리대학교 홈페이지를 찾는 많은 연세인 및 외부인들은 이제 우리대학교를 상징하는 주요 이미지들로 구성된 시원한 편집의 메인 화면으로 온라인 연세대를 만나게 될 예정이다. 기존의 홈페이지가 공지사항 등 문자 텍스트 위주로 이루어졌다면, 새로운 홈페이지는 역동적인 이미지가 중심이 되면서도 마우스의 이동으로 원하는 메뉴를 빠짐없이 찾아볼 수 있도록 구성되어 있다. 정보통신처의 정성어린 노력으로 연세인들은 새해, 새 학기에 또 하나의 신선함을 맛보게 될 것이다. 이처럼 그 누구보다 부지런히 새 학기 새 단장에 힘을 기울여 온 정보통신처의 정인권 처장을 만나 정보통신처가 올해 새로이 추진할 계획에 있는 사안들과 부서의 비전을 들어 보았다. IT 거버넌스의 개념에 기반한 'U 캠퍼스 구축'이 갖는 의의 "대학에는 교육과 연구, 봉사의 세 가지 기능이 있습니다. 저는 지금의 시점에서 이러한 세 가지 기능이 잘 작동될 수 있도록 지원하는 시스템의 핵심이 바로 'U-캠퍼스' 구축에 있다고 봅니다. 대학의 경영과 의사소통, 나아가 비전 구축이 효율적이면서도 합리적으로 이뤄질 수 있도록 유무선 IT 시스템을 통합, 동원하는 것이죠." 정인권 정보통신처장은 오늘날처럼 전 세계의 개방화, 국제화가 빠르게 진행되는 시기에, 대학의 국내외 경쟁력을 좌우하는 핵심적인 요소가 바로 대학의 '정보화'에 있다는 점을 강조하였다. "요즘 저는 IT 거버넌스라는 용어를 자주 생각하게 됩니다. 이것은 대학에서도 매우 유용하게 쓰일 수 있는 개념입니다. 대학의 경영과 의사결정에서 중요한 것은 정확한 데이터, 곧 자료입니다. IT 시스템을 통해 대학 내외에서 필요한 각종 자료들을 체계적으로 데이터베이스화하는 동시에 내부 프로그램을 통해 다양한 통계적 예측과 그래프, 표까지 제시할 수 있다면 대학의 발전에 큰 도움이 될 수 있을 것입니다. 신속하고 정확한 의사결정을 위해서는 적절한 정보의 신속 정확한 파악이 핵심적이기 때문입니다." 예를 들어, 교수 1인당 연구비를 파악하고 그에 따른 향후 지원 방향을 결정하고자 할 때, 기존의 시스템대로라면 각 학과별, 단과대학별 현황을 파악하고 있는 부서와 연결하여 일을 처리해야 하고 이 때 지난 5년 또는 지난 10년간의 자료를 함께 살펴보고 싶다면 그에 따라 추가로 데이터를 첨가하는 방식을 취해야만 하였다. 그러나 IT 시스템에 기반한 U 캠퍼스가 잘 구축된다면 여러 부서와 관련 직원을 거치지 않고서도 원하는 자료를 직접 클릭만으로 찾을 수 있는 것은 물론, 어렵지 않게 추이 변화 그래픽과 도표까지 한 눈에 살펴볼 수 있게 된다. 일 처리와 의사결정에 소요되는 여러 비용을 절약할 수 있게 되는 것이다. "모든 대학이 U 캠퍼스 구축을 향해 돌진하고 있습니다. 하지만 현재, 전 세계적으로 U 캠퍼스에 대한 벤치마킹이 뚜렷하게 존재하지는 않아요. 우리나라가 IT 강국이기 때문에, 미국의 대학도 우리 이상의 IT 거버넌스나 U 캠퍼스의 시스템을 갖고 있지 못한 실정입니다. 어떤 면에서는 우리 학교가 새로운 전형을 만드는 선두 주자가 될 수 있는 것이죠. 정보통신처가 늘 긴장하며 노력을 거듭해 나가는 이유가 바로 여기에 있습니다." ‘종이 문서 없는 대학’의 실현, 전자문서기반 행정서비스 정보통신처에서 3월에 첫 선을 보이는 것은 새 홈페이지만이 아니다. '그룹웨어시스템' 구축을 통한 전자문서기반 행정서비스의 구현이라는 또 하나의 결실이 바로 여기에 있다. 종이 없는 결재시스템을 전격적으로 시행하게 된 것이다. 2006년 9월 '연세대학교 그룹웨어시스템 구축 팀' 조직을 시작으로, 정보통신처는 그동안 타 대학 및 기관에서 겪어 온 전자문서행정기반 구축 사례를 철저히 분석하고, 그 노하우를 바탕으로 우리대학교에 적합하며 또한 다양한 조직체계를 흡수할 수 있는 그룹웨어시스템을 구축하겠다는 목표를 세웠다. 이 프로젝트는 지난 10월에 착수되어 2007년 3월 개시를 목표로 5개월 동안 추진되었으며 이에 바야흐로 종이 없는 캠퍼스를 눈앞에 두게 되었다. 전자결재, 내부 커뮤니티, 문서관리, 통합검색으로 분리되는 그룹웨어시스템은 그 사용자의 범위가 신촌캠퍼스는 물론이고 원주캠퍼스, 학교법인까지 확대되어 있으며, 각 캠퍼스별 문서유통이 실시간 처리될 뿐만 아니라 행정자치부 전자문서 유통기관으로 등록된 모든 행정기관까지 전자문서 유통이 가능하도록 설계되어 있다. 이렇게 자유로운 문서유통과 시공간에 구애받지 않는 전자결재 기능 때문에 시스템 이름을 'Yonsei Ubiquitous Desk'라고 붙였다. 이 시스템의 핵심 역시 학교의 의사결정이 획기적으로 빨라진다는 데에 있다. 종이 문서를 통한 결재의 경우 결재선까지 여러 명의 관계자를 거치는 과정에서 담당자의 출장, 부재 등에 의해 결재가 지연되는 경우가 발생하기 쉽다. 전자문서기반의 경우 시공간의 제약 없이 업무 접근이 가능하기 때문에 관계자의 물리적 위치나 장소에 업무가 영향받는 일이 줄어들게 된다. 종이 문서 사용과 문서이동 및 보관에 소요되었던 비용이 대폭 절감될 수 있다는 점, 그리고 우리대학교 전 기관의 전자문서가 생성에서 보존까지 자료화되어 관리됨으로써 업무생산성이 높아진다는 점에서 그 의의가 크다. 자체 대학평가지표 확보를 위한 지표관리 시스템 구축 "이제 자체적으로 대학평가지표를 수립하여, 학내 운영 상황을 파악하는 것은 물론 의사결정과 성과 관리가 잘 이뤄지도록 하고자 합니다." 정보통신처는 지난 2006년 11월 한국대학교육협의회 및 중앙일보 등 대외기관용 주요 대학평가지표 취합을 시작으로, 지표관리 시스템(Business Warehouse) 구축사업을 본격적으로 추진하였다. 취합된 총 170개 지표(학부 104개, 대학원 66개)는 자체 검토를 통해 자동 추출될 지표(16개), 개발이 필요한 지표(125개), 현재 자료 취합이 어려운 지표(29개)로 구분되었다. 현재 개발이 추진되고 있는 지표는 총 137개이며 분야는 학사, 연구, 재무, 관재, 인사로 구분된다. 이 지표 서비스는 오는 4월부터 개시될 예정이다. 국내대학 최초 ERP 최신 버전 도입 우리대학교는 지난 1999년에 국내 대학 최초로 ERP(전사자원관리) 시스템을 대학행정에 도입한 바 있다. 이듬해인 2000년 4월에는 BPR(업무프로세스개선)을 통해 재무, 구매, 인사, 연구행정 정보화를 이뤄 내었다. ERP 도입은 업무의 효율성 증가, 투명성 확보, 시스템 확장 가능성을 내포하고 있다는 점에서 그 의의가 크다. 학교에서 일어나는 모든 행정 업무가 서로 호환된다는 점에서 효율성을, 통합 시스템을 통해 최대한 많은 정보를 공유, 공개한다는 점에서 투명성이 보장된다. 무엇보다 중요한 것은 시스템의 확장 가능성인데, 현재 ERP를 사용하고 있지 않은 대학의 행정 시스템은 주문을 통해 구축된 것으로, 행정의 외연이 확장되고 복잡해질 때 그 폭을 자체적으로 따라잡을 수 없다는 한계가 있다. 설계된 프로그램은 항목과 그 범위가 고정되어 있어 유연하게 수정, 확대될 수 없기 때문이다. ERP는 그와 차별화될 뿐만 아니라 새로운 버전이 계속적으로 보급되고 있어 탄력적인 운영이 가능하다. 특히 우리대학교는 지난 1월에 기존 ERP 행정정보시스템을 최신 ECC Version으로 업그레이드함으로써 앞으로 보다 더 발전된 기능을 행정에 도입할 수 있게 되었다. 홈페이지 관리를 돕는 기관 홈페이지 관리도구(CMS) 마련 정보통신처에서는 홈페이지의 콘텐츠를 손쉽게 관리할 수 있는 홈페이지 콘텐츠 관리도구(Contents Management System)를 도입하여, 기존에 운영 중이었던 교내 기관 홈페이지 중에서 오래된 기관 홈페이지를 개편하였으며 또한 해당기관에서 직접 홈페이지를 관리할 수 있도록 하는 서비스를 구축하였다. 이 시스템의 도입을 통해 각 기관의 홈페이지 구축 및 유지보수 비용을 대폭 절감하였으며, 각 기관 홈페이지 관리자가 편리하게 데이터의 입력 수정만 관리하게 함으로써 홈페이지 구축에 관한 전문 지식이 없는 일반 행정직원도 홈페이지를 손쉽게 운영할 수 있는 기반을 마련하게 되었다. 이번 1학기부터 기관 홈페이지 관리를 위한 서비스가 제공되므로, 홈페이지의 신규 구축 및 개편을 원하는 대학, 대학원, 행정기관에서는 정보통신처로 신청하면 된다. 살아 숨쉬는 유비쿼터스(Ubiquitous) 캠퍼스를 꿈꾸며 "효율적인 U 캠퍼스를 만드는 데에는 '정답'이 없습니다. U 캠퍼스는 유무선을 통합하는 것이기 때문에 최첨단 기술을 도입하는 것이 전제인데, 그 기술 진화의 속도가 엄청나게 빨라 대학에서 그것을 따라잡기가 쉽지가 않지요. 그뿐만 아니라, 우리대학교가 갖고 있는 특성, 그리고 각 단과대학이 갖고 있는 특성에 적합한 맞춤형 U 캠퍼스를 구현해 가는 것은 많은 노력과 정성이 요구되는 정교한 작업입니다. 앞서도 말씀드렸듯이, 우리대학교의 U 캠퍼스 수준은 매우 높습니다. 선두 주자의 위치에 놓여 있다고 보고 있지요. 정보통신처는 그 주요 역할을 담당하고 있는 기관으로서, '소명'을 갖고 나아가고 있습니다. 그것이 연세 사회와 우리 모두에 기여하는 길이라고 믿고 있어요." 정보화 분야는 도입되어 파생되는 효과가 매우 큰 반면, 생애 주기가 짧고 변화가 심한 최신정보기술을 활용하는 특성으로 인해 구축된 정보 시스템이 항상 유지 보수되어야 하는 성질을 갖고 있다. 마치 살아 있는 유기체처럼 성장과 보존을 위한 끊임없는 관리와 투자가 필요한 것이다. 자유로운 U 캠퍼스 실현을 위한 학교의 지속적인 지원과 연세인 모두의 애정을 정보통신처는 기대하고 있다.