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연세소식

[연세 뉴스] 안전한 캠퍼스 구현과 행정시스템 선진화, 총무처(제2부)

연세대학교 홍보팀 / news@yonsei.ac.kr
2015-06-01






 

안전한 캠퍼스 구현과 행정시스템 선진화 - 총무처(제 2부)

 

최첨단 안전 캠퍼스 보안시스템 ‘Y-Safe’ 개통

스마트 캠퍼스 네트워크 일환으로 신新통합관제센터 개소

우리 대학교는 학생들의 안전을 위한 최첨단 보안시스템 ‘Y-Safe’ 구축을 완료하고 신(新)통합관제센터를 개소했다. ‘Y-Safe’는 지능형 영상감시, 긴급 호출 기능, 스마트폰 기반의 신변보호 기능, 긴급 재난 상황 알림 기능을 갖춘 국내 대학 최초의 보안시스템이다.

지난 5월 21일 학술정보관 지하 1층 통합관제센터에서 열린 ‘Y-Safe’ 개통식에는 정갑영 총장과 한동훈 KT텔레캅 사장 등 100여 명이 참석했다.

이날 개소식에서는 보안시스템 시연회가 함께 진행됐다. 비상상황을 설정하여 비명소리와 차량궤적 등을 감지할 수 있는 지능형 CCTV가 구동되는 것을 통합관제센터에서 실시간으로 모니터링하는 등 새롭게 설치된 첨단 보안시스템을 선보였다.

캠퍼스에 설치된 저해상도 감시 카메라는 모두 고해상도(200만 화소) 카메라로 교체 설치됐다. 야간 적외선 감지 기능까지 있는 1,000여 대의 고해상도 카메라가 캠퍼스 구석구석을 실시간으로 감시한다. 인적이 드문 외곽지역에도 이상 행동자, 비명소리, 화재, 차량궤적 등의 감지와 추적이 가능한 지능형 CCTV를 도입함으로써 각종 범죄 및 재난 사고를 예방하고 피해를 최소화 할 수 있도록 했다. 또한 위험상황 발생 시 앱이 깔린 스마트폰을 흔들면 위험 신호가 통합관제센터로 전송되고, 출동대원이 현장으로 출동하는 서비스도 제공된다.

이밖에도 비상상황 발생 시 버튼만 누르면 CCTV가 상황을 인식하고 통합관제센터에 전달하는 기능을 갖춘 비상전화와 전자게시판 등의 첨단 보안 시스템이 설치되어 캠퍼스 안전이 보다 강화됐다.

정갑영 총장은 “연세대학교는 세계 최초의 스마트 캠퍼스 네트워크(Smart Campus Network)를 구축해 교육·연구·행정 시스템을 획기적으로 개선하고 있다. 그 일환으로 국내 대학 최초로 구축된 최첨단 보안시스템 ‘Y-Safe’를 마련했으며, 이를 통해 학생과 교직원들이 더욱 안전하게 생활할 수 있게 됐다.”고 밝혔다.

한동훈 KT텔레캅 사장은 “보안 전문기업으로서 KT그룹의 강점인 ICT(정보통신기술)를 연계한 통합보안시스템으로 앞으로도 학생들이 보다 안심하고 생활할 수 있는 캠퍼스를 만들기 위해 앞장서겠다.”고 전했다.

 

대학 구매 행정 선진화

구매절차 개선을 통한 예산 절감

각종 공사, 용역, 비품 및 소모품 등으로 구분되는 투명하고 공정한 거래질서 확립은 무엇보다 중요하며, 효율적인 구매절차의 정착을 통한 예산 절감은 갈수록 더욱 중요해지고 있다.

이를 위해 우리 대학은 구성원들의 적극적인 참여와 협조를 이끌어내기 위하여 다양한 노력을 기울이고 있으며, 별도 구매조달시스템(www.ebiz4u.co.kr)을 통한 전자입찰제도 시행, 2천만 원 이하의 모든 구매 건에 대한 실질적인 견적입찰 시행, 그리고 시설공사에 있어서의 입찰방법 개선 등으로 예산 절감에 노력하고 있다.

또한 각종 인쇄물 제작과 관련하여, 인쇄용지 및 제작 사양에 대한 철저한 검증은 협력업체 간의 경쟁을 유발시켜 추가적인 예산 절감 효과를 이끌어내고 있으며, 각종 구매 건에 대한 표준 사양서(시방서) 제작으로 비용 산출의 정확도를 제고하는데 노력하고 있다.

특히, 올해부터 시행 중인 구매절차 완료 후의 예산 환수 제도는 각 부서의 사업 예산 운용에 있어 보다 더 신중함을 꾀할 수 있을 것으로 기대되고 있는 바, 예산 환수에 대한 정확한 검증을 통하여 차기년도 사업 예산 수립에 객관적인 데이터를 제공함으로써 궁극적으로는 전체적인 예산 절감에 기여할 수 있을 것으로 전망하고 있다.

  

사용자 편의 중심 구매 업무 개선

ERP 시스템과 그룹웨어 시스템과의 연동은 구매 업무에 있어 혁신적인 개선이라 할 수 있으며, 누구나 손쉽게 구매 업무를 수행할 수 있는 계기가 되었다. 무엇보다 업무의 연속성이 끊이지 않도록 하면서 사용자들이 과거 구매 기록과의 자체 비교를 통하여 효율적인 구매 업무가 가능하도록 개선한 부분은 사용자 편의성에 기반을 둔 개선 작업의 결과라 할 수 있다. 한편, 우리 대학은 정부 및 공공기관의 구매 효율화 사례를 수집 및 분석하여 우수 사례는 표준화된 구매 절차 도입에 적극 반영하고 있으며, 구매 업무 사용자를 위한 직무 교육을 실시하고 사용자의 눈높이에 맞춘 구매 업무 FAQ를 제작 배포하여 구매 업무에 대한 이해도를 높이기 위한 일련의 사업들을 꾸준히 진행하고 있다.

  

투명하고 효율적인 거래 문화 조성

최근에는 단계별 평가 입찰을 통하여 교직원과 학교 구성원들의 해외 출장 및 연수를 전담하는 여행사를 선정하고 각종 보험 업무를 주관하는 전담 보험사를 발굴하여 각 기관의 유사 사업 진행에 있어 입찰 등으로 발생하는 일정을 단축하는 등 행정 효율화에 최선을 다하고 있다. 또한 각 기관별 유사 사업의 특성을 사전에 분석한 후 공정한 평가 입찰을 통하여 전문 업체를 선정함으로써 관행적인 거래를 예방하고 투명한 거래 문화를 조성하기 위하여 노력하고 있는 가운데, 앞으로도 각종 현수막 및 홍보용 게시물 제작과 관련한 사업이나 경조사와 관련한 구매 등에 있어 예산의 효율적인 운용과 투명한 거래 질서를 확립해 나갈 예정이다.

 

대학 행정체계 개편 및 편의 증진

대학회계 구분 변경 및 시스템 재구축

「사립학교법」 및 「사학기관 재무·회계 규칙에 대한 특례규칙」이 개정됨에 따라, 우리 대학은 개정된 규칙을 적용하여 회계 구분을 변경하고 관련 재무·회계 시스템을 전면 재정비했다. 그동안 우리 대학의 회계는 등록금회계(일반회계+특별회계)와 기금회계(일반회계+특별회계)로 구분되었으나, 등록금 재원의 ‘등록금회계’와 그 외 재원의 ‘비등록금회계’로 대학회계를 구분하도록 정부의 관련 규칙이 개정됨에 따라, 개정된 특례규칙에 맞춘 필요 계정과목을 신설하고 변경된 회계처리 업무기준을 마련하여 시행하였다. 이를 위해 본교와 원주캠퍼스의 ERP 시스템을 재구축하고자 본교 총무처를 중심으로 기획실 및 학술정보원과 함께 지난해 하반기 6개월 동안 관련 프로젝트를 진행하였으며, 기존의 방대한 데이터를 코스트센터와 자금코드를 기준으로 재분류하고 조정하였다. 이후 변경된 회계 구분 및 정비된 회계시스템을 기반으로 지난 4월 본교 법인이사회를 거쳐 2014학년도 결산을 마무리하였다.

  

종이 없는 연말정산 서비스 제공

우리 대학은 올해 1월 시행된 연말정산부터 국세청의 연말정산 간소화서비스 시스템에 탑재된 자료를 PDF파일로 받아 바로 교내 시스템에 업로드 할 수 있도록 연말정산 체계를 간소화하였다. 기존에는 국세청의 관련 자료를 다운로드하여 연말정산에 활용하더라도 해당 자료를 일일이 출력하여 연말정산 신청서와 함께 제출해야 했으나, 일부 기부금 등 특별한 사안이 아닌 한 별도의 추가적인 서류 제출이 필요하지 않도록 절차를 단순화함으로써 구성원들의 편의를 도모하고 행정의 효율화를 이루게 되었다. 이를 위해 총무처는 2014년 11월부터 두 달여간 시스템을 개발하였으며, 학술정보원의 협조를 얻어 교내 행정정보시스템과 연계된 연말정산체계를 구축하여 종이 없는 연말정산 서비스를 제공하게 되었다.

이로써, 연말정산 자료의 입력 오류를 방지하고 점검 절차를 생략하여 보다 신속하고 편리하게 연말정산을 진행할 수 있게 되었다. 뿐만 아니라 전산매체의 활용으로 신고서 등 자료 보관이 용이해짐은 물론, 시뮬레이션 기능을 통하여 연말정산에 따른 환급금 및 추징금을 미리 조회할 수 있는 편의도 제공한다.

 

교직원 건강검진 항목 추가

우리 대학은 건겅보험공단이 주관하는 개인별 매 2년마다의 건강검진 외에 격년제로 추가 검진을 지원하고 있으며, 학교가 지원하는 개인별 검진 해당연도에는 교직원들에게 일반검진 외 특정암 검진도 받을 수 있도록 하고 있다.

이와 관련하여 2015학년도부터는 검진의 실효성을 높이고자 다음과 같이 ‘뇌’와 ‘심장’ 질환을 검진 선택 대상 항목에 추가하여 4월부터 시행하고 있다. 해당 교직원은 오는 11월까지 신촌 연세병원에서 검진을 받을 수 있다.

 

화장실 환경문화 개선

정부 안전행정부는 화장실 각 칸 안에 휴지통을 비치하는 관행에 대하여 위생 및 미화원 인권보호 차원에서 휴지통을 없애고, 여성용 화장실 내에는 위생용품 수거함을 별도로 비치하도록 권고하고 있다.

이러한 권고와 더불어 우리 대학은 교내 안전관리상 화재의 위험성을 사전에 예방하고 쓰레기봉투 사용량을 감소시켜 예산을 절감하고, 용역회사 미화근로자들의 화장실 청소 민원도 함께 해결하기 위하여, 2015년 5월부터 교내 모든 화장실 각 대변기 칸 내의 휴지통을 없앴다. 또한 지난해 11월 ㈜바울앱과 협약을 체결하여 위생용품 수거함 1,000대를 신촌캠퍼스 내 모든 여자화장실에 설치하였다.

이에 따라 화장실 대변기 칸 내 휴지통이 없어질 경우 반드시 이용자들은 화장실에 비치된 휴지만 사용하여야 하며, 사용 후 휴지는 변기 내에 버려야 한다. 여자화장실의 경우 위생용품을 전용수거함에 버리고 기타 쓰레기는 세면대에 구비된 휴지통에 버려야 변기가 막히는 등의 불편을 최소화할 수 있다.

 

vol. 581
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